GED, Numérisation

La Gestion Electronique de Document ou GED est un système informatisé qui use techniquement des fonctions binaires et de l’algorithme statistique. Professionnellement, la GED est une méthodologie de travail qui améliore de façon efficace et rapide le traitement des documents. En outre, elle protège et préserve ces derniers de l’usure et de la détérioration. Elle économise également de la place en évitant l’archivage des papiers. Tout ce qui se rapporte à la manipulation de renseignement est plus rapide car tout accès à ces dossiers est plus aisé, même les anciens et ceux qui sont rares. Leur duplication est aussi facile ainsi que leur indexation. Depuis sa création jusqu’à son archivage, un dossier suit un cycle bien défini. C'est ainsi que la GED préconise 4 grandes étapes qui marquent ce cycle. La première est l’acquisition du document lui-même. Sa source peut provenir d’un papier qui sera intégré par la technique via le scanner ou bien une feuille électronique. Ces pièces électroniques peuvent être juste des fichiers bureautiques, des fichiers PDF ou des pièces COLD qui sont utilisées généralement par un système d’édition. Ces sources sont validées par le workflow qui est paramétrable en fonction du profil et du besoin de l’utilisateur. La seconde étape consiste au classement qui se réalise en tenant compte du contenu et du fichier lui-même. Deux manières de le classer numériquement existent : le classement par objet en tenant compte des mots clés et le classement par type. Ce dernier implique spécialement les métas donnés comme la date, la source, les auteurs ou le titre. Ensuite, il s’avère utile de les stocker. Le système de stockage s’accommode avec le volume de fichier stocké. Il les hiérarchise par type, par contenu, par état ou par provenance. Avec ces formules de stockage, le temps d’accès et de recherche concernant ces renseignements est réduit. La dernière étape correspond à leur diffusion sur un réseau intranet ou Internet afin de permettre aux autres utilisateurs de les consulter sans difficulté.

Le scanner

Le scanner est un système numérique qui fonctionne avec des périphériques informatiques. Le principe consiste en la capture de l’image qui sera transformée numériquement grâce à la rediffusion de la lumière reçue par le capteur du scanner. Les périphériques informatiques dans lesquels l’image sera stockée sont : un mémoire flash, un CD-ROM, une disquette, un disque dur et un PC bien évidemment. La qualité du produit du scanner dépend de l’intensité lumineuse. Le matériel lui-même peut prendre diverses formes telles qu'un stylo numériseur, un numériseur à main ou une tablette qui est plus utilisée. 3 techniques sont utilisées selon le genre du scanner. Il y a tout d’abord la numérisation en mode point c'est-à-dire pixel par pixel. Il est spécialisé dans l’art graphique et a pour caractéristique un traitement long mais avec une résolution d’entrée bien accentuée. Il correspond au scanner à tambour qui est onéreux à cause de sa meilleure qualité et de sa bonne résolution en terme de colorimétrie. La deuxième technique équivaut à la numérisation matricielle. Cette dernière est munie d’un capteur fixe à grille intégrale de photodiode. C’est le principe employé pour les appareils photo numériques. Elle est dotée de bonnes caractéristiques tout comme elle possède également des caractéristiques néfastes. Sa résolution n’est pas très pertinente. Par contre, elle fait gagner du temps avec une exposition rapide et une saisie unique du document mère. Plusieurs types d’appareils photo numériques ont été créés. Il y en a qui sont classés haut de gamme et qui sont généralement reliés à un ordinateur. Ce sont surtout ceux qui sont destinés aux professionnels de la photographie. Ils coûtent plus cher et peuvent avoir un résultat jusqu’à 6.000 x 8.000 pixels avec un code couleur allant de 24bits à 36 bits. Pour les amateurs, d'autres appareils ont aussi été conçus et le choix est large. La troisième et dernière technique est la numérisation linéaire. Ce système qu'on appelle aussi scanner à plat, est celui qui est habituellement utilisé pour les travaux standard de bureautique. Il use de photodiode en barrette et offre d’autres options disponibles. C’est le plus courant, pourtant il a une très bonne qualité. Malheureusement, le format adapté ne peut pas dépasser le A3. Parfois, il utilise la reliure des livres. Mises à part les trois techniques citées auparavant, d’autres scanners à usage professionnel sont disponibles. Citons le scanner de microforme pour les microfiches et les microfilms, le scanner de livres, le scanner de transparent à diapositive pour les documents à support transparent. Le scanner de microformes est classé parmi les hauts de gamme alors que leur coût est abordable. Le scanner de livres permet le traitement des formats de grande taille et de vaste surface. On s’en sert notamment dans les bibliothèques.